会社で使うメールの運用方法にはいくつかのパターンがあります。 「代表メールをみんなで見る」「担当ごとに個別アドレスを持つ」「部署で共有して一部個人もある」など、 どれも正解であり、目的によって最適な形は変わります。
この記事では、共有メール・個人メール・ハイブリッド運用の違いをわかりやすく整理し、 それぞれのメリット・デメリット、そしておすすめの使い方を紹介します。
1. 共有メールアカウントとは？
複数人で1つのメールアドレス（例：info@～ や contact@～）を使う運用方法です。 お問い合わせや注文など、外部とのやり取りをチームで行う場合によく使われます。
📌 メリット
- どの担当者でもメールを確認でき、対応漏れを防げる
- 「代表アドレス」として会社の信頼感を出せる
- 顧客とのやり取りが個人に依存しない
⚠️ デメリット
- 誰が返信したのか分かりにくく、二重対応や対応漏れが起こることがある
- 誤って削除・既読にしてしまうと他の人が確認できない
- フォルダ分けや管理ルールを決めておかないと混乱しやすい
共有アカウントは、「お客様対応」「受注・問い合わせ窓口」など、 チームで処理するメールに向いています。
2. 個人メールアカウントとは？
社員一人ひとりに個別のアドレス（例：yamada@～ や suzuki@～）を割り当てる運用です。 業務の責任範囲が明確で、担当者ごとにやり取りが完結するケースに向いています。
📌 メリット
- 誰がどの顧客を担当しているか明確になる
- 誤送信や削除のリスクが少ない
- プライバシーや管理面で自由度が高い
⚠️ デメリット
- 担当者が休みや退職したときに対応が止まることがある
- 情報が個人のメールに閉じてしまい、社内共有が難しい
- お客様から見て「担当が変わると連絡先も変わる」印象になることがある
個人メールは、営業担当・プロジェクト担当など、 責任範囲がはっきりしている仕事に向いています。
3. ハイブリッド運用とは？
代表メールと個人メールを併用する方式です。 代表アドレス（info@～）を窓口として公開し、 実際のやり取りは担当者個人アドレスで行うケースが一般的です。
📌 メリット
- 代表メールで問い合わせを一元管理しつつ、担当者が責任を持って対応できる
- 担当不在時は他のスタッフがフォローしやすい
- 状況に応じて運用を調整しやすい柔軟さがある
⚠️ デメリット
- 共有・個人の境界が曖昧になりやすく、運用ルールが必要
- 転送設定や共有管理を誤ると、連絡が漏れることがある
ハイブリッド型は、「中規模以上の企業」や「部署ごとに複数人で業務を回している組織」に向いています。
4. どの運用が合っている？タイプ別おすすめ
| 運用タイプ | おすすめ方法 | 理由・ポイント |
|---|---|---|
| 小規模企業（数名で全業務対応） | 共有アカウント（info@～など） | 全員で確認でき、対応漏れ防止になる |
| 担当制の業種（営業・サポートなど） | 個人アカウント | 責任範囲が明確になり、顧客対応がスムーズ |
| 部署・チームで運用する企業 | ハイブリッド | 代表メールで受けて、担当者が個別対応する形が効率的 |
「全員で使う」か「担当で使う」かよりも、 “どうやって情報を共有するか”を決めておくことが大切です。
5. トラブルを防ぐための運用ルール
- 共有アカウントでは「既読・未読」「削除・返信」のルールを明確に
- 個人アカウントでも必要に応じて転送・共有フォルダを活用
- ハイブリッド型は「どこからどこまでを個人対応にするか」を決めておく
ルールを決めるだけで、メールトラブルの8割は防げます。
6. アバウトネットがサポートできること
アバウトネットでは、会社の体制や業務内容に合わせて、 最適なメール運用方法をご提案しています。
- 共有・個人・ハイブリッドの運用設計サポート
- メール設定（転送・自動振り分け・バックアップ）
- トラブルが起きにくい運用ルールづくり
「なんとなく今のまま使っている」という状態から、 「使いやすく・トラブルの少ないメール運用」へ改善していきましょう。
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